Vervoersregistratiesysteem - Human Resources
Nieuw duurzaam vervoersbeleid en vervoersregistratiesysteem per 1 november 2024 live
Per 1 november 2024 gaat de vervoersladder - zoals overeengekomen in de cao voor het Grondpersoneel en de KLC/KLM Cabine cao 2023-2025 - live. Dit betekent dat je vanaf die datum een hogere vergoeding kunt ontvangen voor jouw woon-werkverkeer naarmate je duurzamer reist!
Om ervoor te kunnen zorgen dat je voor jouw woon-werkverkeer na 1 november 2024 de juiste vervoersvergoedingen ontvangt, heeft KLM een registratiesysteem ontwikkeld dat via MyKLM te benaderen is.
Daarnaast zijn bedrijven met meer dan 100 werknemers vanaf 1 juli 2024 verplicht om te rapporteren over de Nederlandse CO2-uitstoot van dienstreizen en het woon-werkverkeer van hun werknemers die vervoersvergoeding ontvangen. Dus ook om aan deze wettelijke verplichting te voldoen is een registratiesysteem noodzakelijk. In dit systeem moeten de gereden kilometers van woon-werkverkeer en dienstreizen in Nederland worden geregistreerd.
Dit nieuwe vervoersregistratiesysteem gaat op 1 november 2024 live en geldt voor alle medewerkers die vallen onder de grond cao en de KLM/KLC cabine cao. Collega’s die vallen onder de cockpit cao ontvangen geen reiskostenvergoeding en hoeven daarom hun woon-werkverkeer niet te registreren.
Het is belangrijk dat alle grond- en cabinemedewerkers hun ritten registreren want zonder registratie wordt er geen vergoeding uitgekeerd. Daarnaast moeten ook de registratie van thuiswerken en declaraties voor dienstreizen in Nederland vanaf 1 november in dit nieuwe systeem worden gedaan.
Wat moet je doen?
Vanaf 1 november moet je als grond- of cabinemedewerker al je woon-werkritten, dienstreizen en thuiswerkregistraties zelf invoeren in het registratiesysteem. Zo zorg je dat je de juiste vergoeding ontvangt.
Let op: geen registratie betekent geen vergoeding. In 
Het registratiesysteem is beschikbaar per 1 november 2024
KLM heeft in de eerste plaats een wettelijke verplichting om, van medewerkers die een vervoersvergoeding ontvangen, vast te leggen met welk soort vervoersmiddel zij reizen voor het woon-werkverkeer. Dit om aan de rapportageverplichting in het kader van de Wet Werkgebonden personenmobiliteit te kunnen voldoen. Daarnaast is registratie van het woon-werkverkeer noodzakelijk om de vervoersvergoeding uit te kunnen betalen die in de Grond- en Cabine cao is overeengekomen. Om deze registratie te kunnen doen is na een uitgebreid selectieproces gekozen om gebruik te maken van een bestaand en geschikt systeem, NS Go.
KLM maakt voor meer processen gebruik van de expertise van externe partijen. Uiteraard wordt, voordat met deze partijen een contract wordt getekend, een proces doorlopen waarin zowel privacy als IT security risico’s zorgvuldig in kaart worden gebracht en gemitigeerd. Dit is het AFKL GDPR Contracting Process. Dit is verplicht voor ieder nieuw proces waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Een contract kan en mag niet getekend worden zonder dit proces te hebben doorlopen.
Op basis van de uitkomsten van het AFKL GDPR Contracting Proces worden er met de externe partij contractuele afspraken gemaakt over welke persoonsgegevens gedeeld worden en voor welk doel deze gebruikt mogen worden (en dus geen enkel ander doel!) en welke IT Security maatregelen van toepassing zijn.
Het proces rondom de vervoersregistratie is vervolgens voorgelegd aan het KLM Privacy Office voor goedkeuring. Daar is getoetst of het proces voldoet aan de privacy wetgeving (AVG / GDPR) en is beoordeeld of KLM een wettelijke grondslag heeft voor de verwerking. Dit is een vereiste van de AVG.
Ook is het proces voorgelegd aan de Privacy Commissie van de OR. Zij treden op als een vertegenwoordiging van de medewerkers. Zij hebben het proces beoordeeld en hebben instemming verleend. Zonder de goedkeuring van het Privacy Office en de instemming van de Privacy Commissie van de OR had dit proces niet van start kunnen gaan.
In het geval van het vervoersregistratiesysteem zijn twee wettelijke grondslagen van toepassing:
- Uitvoering van een overeenkomst (art 6b AVG)
De vervoersvergoeding is een CAO afspraak en daarmee onderdeel van de arbeidsovereenkomst. KLM moet deze verwerking dus doen ter uitvoering van de arbeidsovereenkomst.
- Wettelijke verplichting (art 6c AVG)
KLM is op basis van de wet ‘Werkgebonden Personenmobiliteit’ verplicht van medewerkers die een vervoersvergoeding ontvangen, te registreren welke vorm van vervoer zij gebruiken voor het woon- werkverkeer.
De wet stelt ook dat de registratie voor de werknemer zo gemakkelijk mogelijk moet zijn. Daarom is besloten een aantal gegevens van de medewerkers vooraf door te geven aan de leverancier van het systeem, de NS. Zoals hierboven beschreven zijn hiervoor strikte contractuele afspraken gemaakt tussen KLM en de NS.
In deze toelichting wordt uitgelegd wat het effect is van de nieuwe vervoersvergoeding op jouw salarisstrook en hoe dit daarop getoond wordt.
Heb je nog vragen? Check dan de uitgebreide Q&A. Staat jouw vraag er niet bij en heb je:
- een vraag over het vervoersregistratiesysteem? Neem dan contact op met NS Klantenservice, dit kan telefonisch op werkdagen tussen 8-18 uur via 030 – 300 1111, kies daarbij voor optie 4 in het keuzemenu, of stel je vraag via dit contactformulier.
- een vraag over vervoer? Neem dan contact op met de specifieke vervoerder. Voor de NS kan dat 24/7 via de klantenservice op nummer 030 – 300 1111, kies daarbij voor optie 4 in het keuzemenu.
- een vraag over het vervoersbeleid van KLM of je salarisstrook? Stel je vraag via mail aan vervoersregistratie@klm.com.