Om de juiste vergoeding te ontvangen registreer je al jouw ritten in het systeem. Je hoeft niet iedere dag je registratie te doen, als je jouw registraties voor de 4e werkdag van de opvolgende maand doet, dan wordt de vergoeding in die maand uitbetaald bij het salaris.

Afhankelijk van je vervoersmiddel, voer je de rit op in het systeem. Kom je lopend, met de fiets, auto, scooter of carpool je met een collega? Dan voer je dit zelf in als rit door de 'van' en 'naar' locatie in te voeren, waarbij je woonadres en standplaats in het systeem bekend zijn en kunnen worden geselecteerd. Daarnaast dien je het juiste vervoersmiddel inclusief brandstoftype aan te geven.

Kom je met het openbaar vervoer?

Gebruik dan de NS-Business Card die je via KLM kunt aanvragen. Via de NS-Business Card wordt jouw rit automatisch in het registratiesysteem geladen. Je moet deze rit wel bevestigen op het juiste ‘budget’: was het een woon-werkrit, een dienstreis of een privérit. Meer weten over het registreren van een rit? Bekijk dit filmpje hoe je een ritregistratie opvoert.

Maak je favoriete reis aan

Het systeem is zo ingericht dat je gebruik kunt maken van favoriete reizen. Die hoef je maar één keer aan te maken en kun je vervolgens slepen naar de juiste dag. Bekijk dit filmpje hoe je een favoriete reis aanmaakt.

Ben je het een keer vergeten?

Je kunt tot maximaal drie maanden achteraf nog invullen. De vergoeding van woon-werkverkeer per maand ontvang je iedere volgende maand na registratie.

Let op: geen registratie betekent geen vergoeding. In deze tabel van de vervoersladder zie je wat de verschillende vervoersvergoedingen zijn.

Naast de ritregistratie, moet je ook de thuiswerkregistratie per 1 november 2024 in het nieuwe systeem doen.

Dat betekent dat je tot 1 november 2024 jouw thuiswerkdagen in MyRoster registreert en dit vanaf 1 november 2024 in het nieuwe systeem doet.

Voor het nieuwe systeem geldt dezelfde regel en kun je tot drie kalendermaanden terug jouw thuiswerkregistraties invoeren. Hierna is dit niet meer mogelijk. Bekijk dit filmpje hoe je een thuiswerkregistratie doet in het vervoersregistratiesysteem.

Let op: omdat je thuiswerkregistraties in MyRoster tot drie maanden achteraf kunt opvoeren, kun je dus nog tot en met eind januari 2025 thuiswerkdagen opvoeren voor oktober.

Zakelijk gereden kilometers voor binnenlandse dienstreizen zijn anders dan de kilometers die je rijdt voor je woon-werkverkeer. Ook zakelijk gereden kilometers kun je registreren in het vervoersregistratiesysteem via MyKLM.

Routes tussen het KLM hoofdkantoor, Schiphol Centrum, Schiphol Oost, Schiphol Noord en Schiphol Rijk mag je niet declareren. Voor deze route kan je op vertoon van een persoonlijke OV chipkaart of met gebruik van de Tranzer app per bus vrij reizen. Hiervoor moet het Jaarabonnement Schiphol (JAS) op de OV-chipkaart geactiveerd worden en moet je je kunnen legitimeren door middel van je KLM-id. In het Handboek Declaratiecontrole op de site van KLM Accounting Services, vind je de overige voorwaarden.